Si tienes una empresa… ¿sabes la documentación que siempre deberás conservar?
Conservar la documentación es imprescindible de cara a Hacienda y a la Seguridad Social. Es más, como propietario/a o responsable de un negocio, hay una serie de documentos que deberán ir contigo toda la vida.
No importa que el empresario haya cesado sus actividades, incluso en caso de fallecimiento la documentación pasará a manos de los herederos, y en caso de disolución de sociedades, los liquidadores también están obligados a mantener todos los documentos.
Aquí te detallamos todo aquello de lo que nunca deberás deshacerte:
- Escrituras tanto de constitución como de disolución o liquidación.
- Estatutos sociales y elevación de acuerdos sociales.
- Otorgamiento o la renovación de poderes.
- Compraventa de participaciones, activos o acciones.
- Libros de Actas.
- Licencias o autorizaciones municipales (obras, reformas, salida de vehículos)
- Documento de inspección técnica del edificio o local del negocio.
Documentación a conservar durante al menos 6 años (a partir del último asiento realizado en los libros):
- Libro de actas y registro de acciones nominativas y de socios
- Diario, inventario y cuentas anuales
- Justificantes de facturas emitidas y recibidas, tickets, documentación bancaria, etc.
En cuanto a material relativo a lo laboral y Seguridad Social, deberás conservar esta documentación como mínimo 3 años:
- Contratos de trabajo
- Afiliación, bajas y justificantes de pagos del salario.
- Registro de la jornada laboral (se amplía a 4 años)
Recuerda que las posibles infracciones relacionadas con la Seguridad Social prescriben a los cinco años y que el art. 131 del Código Penal establece 10 años para conservar la documentación fiscal y laboral relacionada con delitos contra la Seguridad Social o Hacienda en caso de un proceso penal.
La normativa tributaria establece que debe cumplirse un plazo de cuatro años para guardar documentación al respecto (el período empieza a contar desde la finalización del plazo voluntario de presentación de cada impuesto). Y en el caso de los créditos fiscales, la Administración puede comprobar y emitir un requerimiento aunque sea sobre esos períodos ya prescritos.
Por lo que respecta a las subvenciones concedidas, los documentos se deberán conservar durante todo el periodo de la subvención. Si la subvención tiene participación de fondos europeos, el plazo para conservar toda la documentación es de tres años a partir del 31 de diciembre siguiente a la presentación de las cuentas y gastos de dicha operación. Pero no olvides que ¡las facturas deben conservarse durante seis años!
En el caso de los documentos para poder ejercer reclamaciones el tiempo que se fija depende de la tipología. El Código Civil marca:
- 6 años para posibles acciones a tomar o defenderse sobre bienes muebles
- 15 años en cuanto a acciones personales
- 20 años ante una acción hipotecaria
- 30 años en lo referente a acciones sobre bienes inmuebles.
Si necesitas ayuda en cuanto a asesoramiento sobre documentación fiscal, laboral o legal, no dudes en contactar con nosotros.
Aquí te detallamos todo aquello de lo que nunca deberás deshacerte:
- Escrituras tanto de constitución como de disolución o liquidación.
- Estatutos sociales y elevación de acuerdos sociales.
- Otorgamiento o la renovación de poderes.
- Compraventa de participaciones, activos o acciones.
- Libros de Actas.
- Licencias o autorizaciones municipales (obras, reformas, salida de vehículos)
- Documento de inspección técnica del edificio o local del negocio.
Documentación a conservar durante al menos 6 años (a partir del último asiento realizado en los libros):
- Libro de actas y registro de acciones nominativas y de socios
- Diario, inventario y cuentas anuales
- Justificantes de facturas emitidas y recibidas, tickets, documentación bancaria, etc.
En cuanto a material relativo a lo laboral y Seguridad Social, deberás conservar esta documentación como mínimo 3 años:
- Contratos de trabajo
- Afiliación, bajas y justificantes de pagos del salario.
- Registro de la jornada laboral (se amplía a 4 años)
Recuerda que las posibles infracciones relacionadas con la Seguridad Social prescriben a los cinco años y que el art. 131 del Código Penal establece 10 años para conservar la documentación fiscal y laboral relacionada con delitos contra la Seguridad Social o Hacienda en caso de un proceso penal.
La normativa tributaria establece que debe cumplirse un plazo de cuatro años para guardar documentación al respecto (el período empieza a contar desde la finalización del plazo voluntario de presentación de cada impuesto). Y en el caso de los créditos fiscales, la Administración puede comprobar y emitir un requerimiento aunque sea sobre esos períodos ya prescritos.
Por lo que respecta a las subvenciones concedidas, los documentos se deberán conservar durante todo el periodo de la subvención. Si la subvención tiene participación de fondos europeos, el plazo para conservar toda la documentación es de tres años a partir del 31 de diciembre siguiente a la presentación de las cuentas y gastos de dicha operación. Pero no olvides que ¡las facturas deben conservarse durante seis años!
En el caso de los documentos para poder ejercer reclamaciones el tiempo que se fija depende de la tipología. El Código Civil marca:
- 6 años para posibles acciones a tomar o defenderse sobre bienes muebles
- 15 años en cuanto a acciones personales
- 20 años ante una acción hipotecaria
- 30 años en lo referente a acciones sobre bienes inmuebles.
Si necesitas ayuda en cuanto a asesoramiento sobre documentación fiscal, laboral o legal, no dudes en contactar con nosotros.
